1. Rekisterinpitäjä
Epel Larp ry, epellarp (ät) gmail.com

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Annastina Nyhammar,

3. Rekisterin nimi
Epel Larp ry:n larp-tapahtumien ilmoittautumistiedot tai muut tapahtumaa varten kerätyt henkilötiedot.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Larp-tapahtumien osallistujien valinta ja tapahtuman järjestäminen mukaan valituille.

5. Rekisterin tietosisältö
Tapahtuman ilmoittautumislomakkeessa tai muussa tapahtumaan liittyvässä kyselylomakkeessa kysytyt tiedot. Ilmoittautuja voi halutessaan luovuttaa arkaluontoisia tietoja terveydentilastaan ja erikoisruokavaliostaan, jos kokee tarpeelliseksi niistä kertoa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tiedot luovutetaan tarpeen mukaan
-Tapahtuman järjestäjille, joita ovat muun muassa larpin kirjoittajat, käytännönjärjestelyjä hoitavat, keittiöhenkilökunta.
– Epel Larp ry:n hallitukselle.

8. Tietojen säilytys
Osallistujien nimet yhdistettynä näiden pelaamaan hahmoon säilytetään toistaiseksi, kunnes tapahtumanjärjestäjä tiedon päättää poistaa tai henkilö itse pyytää poistamista. Tämä siksi, että myöhemmin voidaan tarkistaa, ketä kaikkia tapahtumassa oli mukana ja kuka esitti ketäkin (vrt. teatterin näyttelijät).

Arkaluontoiset henkilötiedot, kuten terveystiedot, tuhotaan välittömästi tapahtuman jälkeen. Muut henkilötiedot tuhotaan kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen tai kampanjan ollessa kyseessä kampanjan loputtua, kuitenkin viimeistään kahden vuoden kuluessa tapahtumasta/kampanjan viimeisestä pelistä.

Hahmo-, peli-, ja juonitoiveet saatetaan säilyttää pelin jälkeen, jos pelinjohto kokee tarvitsevansa niitä tulevien pelien suunnittelussa (esim. kampanja, uudelleenpelautus). Tiedot tuhotaan, kun pelinjohto ei enää tarvitse niitä.

Anonyymeja tilastotietoja voidaan säilyttää toistaiseksi harrastuksen ja sen mahdollisen kehityksen ymmärtämiseksi, mutta nämä tiedot eivät ole henkilöitävissä.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteröidyn yksiselitteisellä suostumuksella tietoja säilytetään Google-yrityksen tarjoamassa palvelussa, joka voi sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google noudattaa Privacy Shield -periaatteita, kts. lisää: https://policies.google.com/privacy/frameworks

10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri sijaitsee Google-yrityksen palvelimilla ja sen suojaukseen käytetään Google-käyttäjätunnuksia.

11. Oikeutesi omaan tietoosi
Voit pyytää nähtäville, mitä tietoja sinusta on rekisterissä. Voit pyytää näiden tietojen oikaisemista, poistamista tai rajoittaa/vastustaa niiden käsittelyä. Jos pyydät tietojesi poistamista tai rajoitat niiden käsittelyä ennen tapahtumaa, et saa osallistua tapahtumaan. Yksityisyysasioissa ota yhteyttä joko epellarp ät gmail.com tai suoraan tapahtuman järjestäjään.